El papel significativo que los análisis pueden desempeñar en los servicios administrados de documentos

Por: Elizabeth Fox, Vicepresidenta de Servicios Administrados de Impresión (MPS) para PYMES en Xerox

Cada vez más empresas adquieren conocimientos que respaldan una mejor toma de decisiones mediante la aplicación de análisis sofisticados a los datos que recopilan sobre sus clientes, mercados, ofertas y finanzas. Por lo tanto, probablemente no sorprenda el hecho que se estén aplicando técnicas similares en los servicios administrados de impresión (MPS) para ofrecer ideas para mejorar el servicio y la empresa más grande a la que sirve.

Los datos que subyacen a la inteligencia de negocios de MPS provienen de múltiples fuentes: los dispositivos de impresión, la población de los usuarios, los documentos que se están produciendo, el proceso para producirlos y el rendimiento general del servicio. Estos datos se complementan entre sí para proporcionar una visión de casi 360 grados sobre las formas en que se utilizan la impresión y los documentos en una organización.

Al aplicar análisis a esta información, los proveedores de MPS pueden hacer más que simplemente informar sobre el estado operacional. Usted puede obtener información sobre las tendencias y las causalidades, para aprender qué debe cambiar y dónde concentrar sus esfuerzos. Puede identificar eficiencias que le ahorren tiempo y dinero. Puede alinear mejor su infraestructura de impresión con las necesidades del negocio. Y debido a que basa sus decisiones en evidencia sólida, en lugar de anécdotas o corazonadas, toma mejores decisiones y presenta un proceso mejor para cambiar su gestión.

Aquí se presentan cinco maneras en las que los proveedores de MPS usan datos sobre los documentos de una empresa y su flota de impresoras, para desbloquear la inteligencia del negocio que puede ser uno de sus recursos más valiosos.

1. Comprender las Necesidades de su Dispositivo

Su viaje de análisis de MPS comienza con datos sobre el uso de su dispositivo: cuánto imprime y cuánto paga por esa impresión. Esto le ayuda a comprender sus volúmenes reales y los costos asociados, algo que muchas empresas no realizan, así como su impacto ambiental.

Con este conocimiento básico, puede comenzar a planear para mejorar la impresión de su organización estableciendo objetivos y desarrollando una política que lo ayude a alcanzarlos. Este ejercicio por lo general es parte de su puesta en marcha de MPS, y hace uso de tres puntos de referencia clave:

Su flota actual de impresoras: - ¿dónde están físicamente ubicadas, cuántas páginas imprimen cada mes y cuál es la proyección de su vida útil? Su base de referencia en costos: - dos puntos de referencia clave son: su costo por página y su costo total de apropiación. Su impacto ambiental: - la electricidad que usa para hacer funcionar un dispositivo y la cantidad de papel que consume se encuentran entre los indicadores del impacto de su flota de impresión sobre el medio ambiente.

El análisis de estos datos lo ayuda a racionalizar su flota de impresoras. Mediante el análisis predictivo, puede modelar escenarios de “qué pasa si” para evaluar diferentes opciones de mejora y optimización. Tomará decisiones mejor fundamentadas sobre qué dispositivos necesita, dónde los necesita y si debe asignar mayores volúmenes de impresión a impresoras multifuncionales o a una sala de impresión centralizada. El proceso deberá ayudar a garantizar que tenga la cantidad correcta de dispositivos y que ninguno esté sobre o subutilizado.

También puede comenzar a definir sus objetivos hacia el futuro. ¿Qué quiere que lograr con su servicio MPS? Los objetivos típicos incluyen reducir el volumen de impresión, disminuir la flota de dispositivos y recortar el espacio de almacenamiento requerido. Para ayudarlo a alcanzar estos objetivos, inclúyalos en su acuerdo del nivel del servicio con su proveedor y oriente a sus usuarios en la dirección correcta, desarrollando una política de impresión para la organización.

Xerox ofrece una herramienta de evaluación de madurez, que puede ayudarlo a comprender su estado actual, compararlo con los promedios del mercado, mapear el estado futuro deseado e incluso crear una política de impresión.

2. Conocer sus Usuarios

El siguiente nivel de conocimiento proviene de entender quién usa las impresoras de la empresa y qué imprimen. El análisis del usuario puede ayudarlo a comprender:

• Comportamientos del usuario: ¿quién imprime y qué tipos de documentos están imprimiendo? ¿Dónde imprimen, y cuándo?
• Contenido: ¿Qué tipos de contenido se imprimen normalmente? ¿Se podrían entregar algunos de manera más eficiente y menos costosa?
• Volúmenes: ¿cuánto imprimen las personas, individualmente y a nivel de equipo / grupo?
• Tendencias: ¿Cómo cambian estos factores con el tiempo? ¿Hay generalmente picos o valles en un día, semana, mes o año determinados?
• Residuos: ¿la gente usa el papel sabiamente? ¿Podrían usar menos o tomar mejores decisiones sobre cómo y qué imprimir? Por ejemplo, ¿están imprimiendo en color de alta resolución cuando un borrador en blanco y negro funcionaría igual de bien?

Algunos proveedores de MPS ofrecen herramientas de gestión de impresión que pueden recopilar datos para este análisis. Esta información deberá abordar el uso individual, como qué documento se imprimió, quién lo hizo, cuándo y en qué dispositivos, así como las cifras agregadas de los volúmenes y costos de impresión monocromática y en color por usuario / departamento y por tipo de documento / extensión del archivo. Algunos proveedores también presentan estos datos en tableros interactivos, que pueden acelerar el análisis y aumentar la precisión.

3. Explorar Por Qué su Empresa Imprime

Comprender el dispositivo y el análisis del usuario revela el “qué” y el “quién” detrás de su impresión. Para llegar al “por qué”, necesita comprender el papel que desempeñan los documentos impresos y los procesos asociados en la organización. Esto implica relacionar el conocimiento sobre cuáles documentos se están imprimiendo y quién lo está haciendo (individuos, equipos o departamentos) con las etapas de sus procesos comerciales. Su investigación debe seguir los documentos impresos desde su creación hasta el final de su vida útil, para comprender cuándo se radican, archivan, trituran o reciclan.

Con este conocimiento, puede profundizar en relación con su dispositivo y el análisis del usuario para identificar qué impresión es esencial y cuál puede evitarse. También puede controlar mejor cuáles procesos manuales, que requieren mucho papel, pueden simplificarse o automatizarse para reducir costos, conservar recursos y ahorrar tiempo.

Un estudio así requiere dos tipos de datos:

• Datos cuantitativos, como volumen de impresión por usuario y datos sobre la cantidad de documentos que se archivan.
• Datos cualitativos para comprender cómo usan las personas la impresión. Estos pueden obtenerse de encuestas en línea, entrevistas telefónicas y talleres presenciales. Los datos se pueden agrupar por nivel organizacional, departamentos individuales o procesos comerciales, para comprender cómo se usa la impresión en los muchos flujos de trabajo de su empresa.

El análisis de estos datos probablemente respaldará una observación que usted probablemente ya haya realizado: los procesos que requieren mucho papel a menudo se pueden mejorar con un flujo de trabajo digital. Las ventajas pueden incluir costos más bajos y una mayor eficiencia. Algunos también consideran que lo digital es más sostenible y más seguro.

4. Rediseñar los Procesos de Impresión y del Negocio

Para obtener la visión más clara disponible de su entorno de impresión y la forma en que apoya su negocio, hay un área adicional que necesita su atención: sus procesos de trabajo, qué sucede, cuándo y quién hace qué, en cada etapa. El análisis de los procesos puede darle una visión más clara de cada uno de los pasos en cada uno de los procesos de su negocio.

Usted recopila los datos cualitativos que necesita para estos análisis al hablar con los expertos o propietarios del proceso. Ellos comprenden los procesos en detalle y pueden proporcionar los datos fundamentales que necesita para ayudar a identificar las oportunidades de mejora. Los análisis resultantes pueden ayudarlo a identificar los pasos del proceso que son ineficientes y no le agregan valor a usted ni a sus clientes, y pueden comenzar a brindar evidencia sobre los beneficios de mejorarlos.

Con un análisis del dispositivo, el usuario, el documento y el proceso, tiene una visión de casi 360 grados de su entorno de impresión. Con estos análisis, puede explorar con confianza formas de simplificar y optimizar procesos con alternativas digitales y flujos de trabajo automatizados que pueden impulsar la productividad, reducir los costos, mejorar la sostenibilidad y aumentar la satisfacción del cliente.

Tenga en cuenta que reemplazar los flujos de trabajo impresos por digitales puede ser una tarea de envergadura, pero no siempre es así. Por ejemplo, algo tan sencillo como una solución de firma digital puede cambiar radicalmente el comportamiento de sus usuarios respecto a la impresión, ofreciéndole una ganancia rápida y fácil de implementar.

Bien hecha, la transformación digital cambiará los procesos de trabajo de ser complejos, lentos, manuales, reactivos, costosos, propensos a errores, rígidos y desordenados a ser sencillos, concisos, automatizados, proactivos, económicos, de alta calidad, flexibles y controlados.

5. Evaluar el Desempeño

Su viaje no ha terminado. Ahora necesita monitorear los análisis del servicio que le brindan una visión general del desempeño de su flota de impresión. Estos se generan automáticamente a partir de las herramientas de administración de impresión de su proveedor MPS. Puede realizar un seguimiento de los volúmenes de impresión, los incidentes como atascos de papel y otros datos, y analizar las tendencias para detectar las necesidades emergentes, la capacidad de inactividad y los posibles problemas que deben abordarse.

Los análisis de servicios brindan una manera conveniente de evaluar qué tan bien está funcionando su proveedor de MPS y el impacto de cualquier cambio de proceso que realice. Puede usarlo para medir el retorno de la inversión, adaptar los objetivos y los acuerdos del nivel de servicio, y asegurarse de lograr la mejora continua que busca.

Un Mapa para el Futuro

Los análisis pueden ayudarlo a comprender de manera profunda lo que realmente está sucediendo en su negocio todos los días y, lo que es más importante, puede ayudarlo a mejorarlo hoy y en el futuro, porque los análisis son a prueba del futuro. Sus objetivos y prioridades pueden cambiar en el futuro, pero la información sólida y el análisis inteligente siempre respaldarán sus esfuerzos para tomar mejores decisiones.

Por eso es que una de las mejores decisiones que puede tomar hoy y para el futuro es adoptar el análisis de MPS.